Khi tổ chức một sự kiện thì có rất nhiều hạng mục, vấn đề bạn cần lên kế hoạch và  giải quyết, yêu cầu cần có sự chuẩn bị chu đáo, kỹ càng thì sự kiện của bạn mới thành công được. Nhiều điều cần phải lo lắng, tính toán, sắp xếp nên sự quản lý thời gian là rất quan trọng trong làm tổ chức sự kiện.

 

Để quản lý thời gian tốt nhằm giảm áp lực công việc chúng ta nên lưu ý các điểm sau:

 

- Xác định mục tiêu rõ ràng: Đề ra các mục tiêu chính mục tiêu phụ để từ đó có sự sắp xếp ưu tiên đối với từng loại công việc. Ví dụ nếu đây là một Event nhắm vào việc thu hút càng nhiều khách hàng càng tốt thì mục tiêu chính là thu hút nhiều khách hàng, mục tiêu phụ là bán được hàng, từ đó ta mới xác định được những việc cần ưu tiên làm theo trình tự ưu tiên đó.

 

 

 

 

Chia nhỏ công việc để giải quyết và xác định công việc cần ưu tiên: Có những việc cần phải làm trước nếu không sẽ gây đình trệ đến những công việc khác, bạn cần phải lên kế hoạch tổ chức sự kiện, sắp xếp theo thứ tự để ưu tiên giải quyết trước khi thời gian và nguồn lực có hạn. Ví dụ bạn cần phải có tờ rơi trước 1 tuần diễn ra chương trình để kịp thực hiện tuyên truyền phát tờ rơi tới tay khách mời thì phải tiến hành gấp việc thiết kế in ấn tờ rơi trước khi lo các hạng mục khác như thiết kế phông sân khấu hay X - banner - vốn chỉ cần có trước chương trình 1 tới 2 ngày là ổn.

 

Tự làm hay chuyển giao cho người khác: Vì quỹ thời gian có hạn, chúng ta sẽ không làm được tất cả mọi việc cần làm vì vậy điều cần thiết là bạn phải san sẻ bớt công việc cho người khác, mặc dù phải chấp nhận một điều là công việc sẽ không đúng theo ý bạn. Nhưng sẽ thật là sai lầm và lãng phí nếu người trưởng dự án phải dẹp hết công việc qua một bên, ngồi xếp từng gói quà trong khi việc anh ta/chị ta cần làm là quản lý tiến độ chung để không có hạng mục nào, nhân sự nào đi trật khỏi kế hoạch.

>> chi phí tổ chức sự kiện

 

Kiểm soát sự lãng phí thời gian: Hãy cân nhắc cách sắp xếp các công việc gây mất thời gian cho bạn và đội ngũ của bạn để dành thời gian cho các công việc cần đầu tư hơn. Ví dụ hãy dành việc phân loại thiệp mời và chuyển thiệp mời cho một vài sinh viên cộng tác bán thời gian, và dành thời gian của bạn để giám sát chất lượng thi công ngoài hiện trường.