Để tổ chức sự kiện thành công, ngoài các yếu tố như trang thiết bị, nhân sự cho event... thì việc xác định thời gian là rất quan trọng để bạn có thể chọn lựa nhà event tối ưu nhất.

Có thể vì nhiều lý do, như ngày diễn ra event đang tới gần, sự hối thúc của cấp trên... nhiều nhà thầu đòi hỏi các công ty tổ chức sự kiện của mình cần gởi gấp sách lược, báo giá sự kiện trong 1, 2 ngày. Việc này làm cho các công ty sự kiện không thể đầu tư về chất lượng hồ sơ dự thầu.

 

Nhiều agency thường rỉ tai nhau: "Khách hàng mà đòi hỏi chiến lược gấp thường thì chỉ thu thập hồ sơ thông tin đầy đủ hơn quy trình đấu thầu thôi chứ thực ra họ đã lựa chọn được agency của mình trước đó rồi". Việc này lại thực sự gây khó dễ cho các nhà thầu nếu thực sự họ chưa chọn được công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nào. Hậu quả là họ nhận được những bản chiến lược chung chung hay quá rời rạc.

Thông thường, để tổ chức một event, chúng ta đã phải có kế hoạch hay ít nhất là mục đích trước đó một vài tháng rồi, vì chẳng có lý do gì để gọi thầu chỉ trong vài ba ngày, thêm đó sự cập rập, gấp gáp còn biểu hiện sự thiếu chuyên nghiệp của bạn. Thời hạn tối thiểu nhất để chuẩn bị, lên chiến lược cho một sự kiện bắt buộc từ 1 tuần.